Estimation et contrôle des coûts

Preliminary Estimate

Naviguer dans l'inconnu : Comprendre les estimations préliminaires dans l'estimation et le contrôle des coûts

Dans le monde de la gestion de projet, la compréhension des coûts est essentielle. Mais des estimations de coûts précises nécessitent souvent des données complètes et une analyse détaillée, qui peuvent ne pas être facilement disponibles dans les phases initiales d'un projet. C'est là qu'interviennent les **estimations préliminaires**.

Les **estimations préliminaires** sont des estimations de coûts initiales effectuées avec des informations limitées. Elles sont souvent approximatives et générales, se concentrant sur des calculs d'ordre de grandeur plutôt que sur des chiffres précis.

**Voici pourquoi elles sont essentielles :**

  • **Prise de décision en phase précoce :** Les estimations préliminaires permettent de prendre des décisions en phase précoce, permettant aux parties prenantes du projet d'évaluer la faisabilité d'un projet avant d'engager des ressources importantes.
  • **Budgétisation et planification :** Elles constituent un point de départ pour la planification budgétaire et l'allocation des ressources, ouvrant la voie à des estimations de coûts plus détaillées par la suite.
  • **Évaluation des risques :** En identifiant les facteurs de coût potentiels, les estimations préliminaires facilitent l'évaluation des risques et les stratégies d'atténuation.

**Estimations de classe B : Un type spécifique d'estimation préliminaire**

Dans le domaine des estimations préliminaires, les **estimations de classe B** représentent une approche plus raffinée. Tout en s'appuyant sur des informations limitées, les estimations de classe B intègrent une analyse plus détaillée et tiennent compte de facteurs tels que les données historiques et les benchmarks de l'industrie.

**Caractéristiques clés des estimations de classe B :**

  • **Précision :** Les estimations de classe B visent une plus grande précision qu'une simple estimation d'ordre de grandeur. Elles ont généralement une plage de précision de **-25 % à +75 %**.
  • **Détails :** Elles impliquent une ventilation plus détaillée des coûts du projet, en tenant compte des différentes composantes et des lots de travail.
  • **Ressources :** Elles utilisent les données historiques disponibles, les normes de l'industrie et les avis d'experts pour affiner les estimations de coûts.

**Exemples de scénarios où les estimations de classe B peuvent être utilisées :**

  • **Développement conceptuel :** Lorsque l'on explore différentes options de projet et que l'on évalue leurs coûts potentiels.
  • **Études de faisabilité :** Lorsque l'on évalue la viabilité d'un projet en fonction de ses coûts estimés.
  • **Planification budgétaire initiale :** Pour établir un budget préliminaire pour un projet qui peut être affiné par la suite au fur et à mesure que de nouvelles informations deviennent disponibles.

**Aller au-delà des estimations préliminaires**

Au fur et à mesure que le projet progresse et que des informations plus détaillées deviennent disponibles, des estimations de coûts plus précises peuvent être élaborées. Ces estimations ultérieures, connues sous le nom d'**estimations de classe A** et d'**estimations de classe C**, offrent des niveaux de détail et de précision croissants.

**En résumé, les estimations préliminaires, y compris les estimations de classe B, jouent un rôle crucial dans l'estimation et le contrôle des coûts en :**

  • **Fournissant des informations précoces sur les coûts.**
  • **Soutenant la prise de décision aux étapes initiales du projet.**
  • **Facilitant l'évaluation et l'atténuation des risques.**

Bien qu'elles soient intrinsèquement moins précises que les estimations ultérieures, les estimations préliminaires constituent un cadre précieux pour la planification de projet et la gestion des coûts. En comprenant leurs forces et leurs limites, les parties prenantes du projet peuvent prendre des décisions éclairées et naviguer dans les incertitudes du cycle de vie du projet avec plus de confiance.


Test Your Knowledge

Quiz: Navigating the Unknowns: Understanding Preliminary Estimates

Instructions: Choose the best answer for each question.

1. What is the primary purpose of preliminary estimates in project management?

a) To determine the exact cost of a project. b) To provide a rough idea of the project cost for early decision making. c) To ensure accurate budgeting and resource allocation from the start. d) To eliminate any potential risks associated with cost estimation.

Answer

b) To provide a rough idea of the project cost for early decision making.

2. Which of the following is NOT a characteristic of Estimate Class B?

a) It utilizes available historical data and industry standards. b) It strives for greater accuracy than a simple order-of-magnitude estimate. c) It involves a highly detailed breakdown of project costs. d) It typically has an accuracy range of -25% to +75%.

Answer

c) It involves a highly detailed breakdown of project costs.

3. In which scenario is Estimate Class B most likely to be used?

a) Finalizing a detailed project budget. b) Analyzing historical project data for improved cost accuracy. c) Conducting a feasibility study to evaluate a project's viability. d) Implementing a risk mitigation strategy for potential cost overruns.

Answer

c) Conducting a feasibility study to evaluate a project's viability.

4. What is the relationship between preliminary estimates and later stage estimates like Estimate Class A and Estimate Class C?

a) They are completely unrelated and serve different purposes. b) Preliminary estimates are replaced by later stage estimates as more information becomes available. c) Preliminary estimates provide a foundation for more accurate estimates as the project progresses. d) Preliminary estimates are always more accurate than later stage estimates.

Answer

c) Preliminary estimates provide a foundation for more accurate estimates as the project progresses.

5. What is a key advantage of using preliminary estimates in project management?

a) Eliminating the need for detailed cost analysis. b) Guaranteeing accurate cost predictions throughout the project lifecycle. c) Supporting early decision making and risk assessment. d) Preventing budget overruns and cost discrepancies.

Answer

c) Supporting early decision making and risk assessment.

Exercise: Applying Preliminary Estimates

Scenario: You are part of a team developing a new mobile app for a local bakery. Your team needs to create a preliminary estimate for the app development cost to present to the bakery owner for initial approval.

Task:

  • Identify at least 3 key components of app development cost.
  • Using Estimate Class B principles, provide a range of potential costs for each component (consider historical data, industry benchmarks, and your team's expertise).
  • Explain how your preliminary estimate will help the bakery owner make an informed decision.

Exercice Correction

Here's a possible solution:

Key Components of App Development Cost:

  1. Design and Development: This includes UI/UX design, coding, and testing.

    • Estimated Range: $10,000 - $30,000 (Based on app complexity, features, and development team experience)
  2. Project Management and Team Resources: This covers project management, communication, and coordination.

    • Estimated Range: $5,000 - $15,000 (Depending on project duration, team size, and management expertise)
  3. Platform Deployment and Maintenance: This includes publishing the app on app stores, initial updates, and ongoing support.

    • Estimated Range: $2,000 - $7,000 (Based on platform fees, maintenance needs, and long-term support)

Explaining the Value to the Bakery Owner:

This preliminary estimate provides the bakery owner with a clear understanding of the potential cost range for developing the app. It allows them to assess the feasibility of the project and determine whether it aligns with their budget. This information is essential for making an informed decision about moving forward with app development.

Additional Considerations:

  • Focus on Order of Magnitude: The focus is on providing a range rather than a precise figure.
  • Transparency: Explain the assumptions and data used to determine the cost range.
  • Flexibility: Highlight that these are preliminary estimates and will be refined as the project progresses and more information becomes available.


Books

  • "Cost Engineering Handbook" by John A. E. Carlson - A comprehensive resource covering all aspects of cost engineering, including various estimation techniques like preliminary estimates.
  • "Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling" by Harold Kerzner - This well-regarded book provides extensive details on project management, with a dedicated section on cost estimation and the use of preliminary estimates.
  • "Fundamentals of Cost Engineering" by J. Gordon Milliken - Focuses on the principles and practices of cost engineering, including an in-depth look at cost estimating methods, including preliminary estimates.
  • "Construction Cost Estimating" by Russell S. Means - A specialized book for the construction industry, offering detailed guidance on cost estimating techniques, including preliminary estimates for construction projects.

Articles

  • "Preliminary Cost Estimation for Software Projects" by S.M. Lee, S.S. Yoo, and D.J. Kang - Discusses the application of preliminary estimates in software project cost estimation.
  • "The Importance of Early Stage Cost Estimates" by Project Management Institute (PMI) - A general article by PMI emphasizing the crucial role of early-stage cost estimates, including preliminary estimates, in project success.
  • "Estimate Class B: A More Refined Approach to Preliminary Cost Estimation" by XYZ (Replace with relevant source) - A hypothetical article focusing specifically on Estimate Class B and its characteristics.

Online Resources

  • Project Management Institute (PMI) website - Visit the PMI website for resources on project management, including cost estimation and the different types of estimates.
  • Cost Engineering Council (CEC) website - Explore the CEC website for resources related to cost engineering and its various applications, including preliminary cost estimation.
  • AACE International website - AACE International is another professional organization focusing on cost engineering. Their website offers valuable resources on cost estimating methods and practices.

Search Tips

  • "Preliminary cost estimate" + "construction" OR "software" OR "manufacturing" - Use specific industry keywords to narrow down your search and find relevant articles or resources tailored to your field.
  • "Estimate Class B" + "project management" - Combine the specific type of estimate with the broader context to identify resources focusing on Estimate Class B.
  • "Cost estimation techniques" + "early stage" - This search will lead you to resources discussing various cost estimating techniques employed in the initial stages of a project.

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