إدارة المشتريات وسلسلة التوريد

Purchasing

فك رموز المشتريات: الشراء و الاستحواذ في عالم السلع والخدمات

كثيراً ما يُستخدم مصطلحا "الشراء" و "الاستحواذ" بالتبادل، لكن في عالم المشتريات والمواد، لهما معانٍ متميزة. وفهم هذا التمييز أمر ضروري لتحسين الحصول على الموارد وزيادة نجاح المشروع.

الشراء يشمل نطاقًا أوسع بكثير من مجرد الشراء. إنه عملية استراتيجية متعددة الأوجه تتضمن التخطيط الدقيق، وتحديد المصدر، والتفاوض، والحصول على السلع والخدمات. إنّه حول تأمين أفضل قيمة ممكنة للشركة، وليس مجرد أدنى سعر.

إليك تفصيلًا للخصائص الرئيسية للشراء:

  • التخطيط الاستراتيجي: تحديد احتياجات المشروع، وتحديد المتطلبات، وتحديد أفضل نهج للحصول على الموارد.
  • تحديد المصدر: البحث وتقييم الموردين المحتملين، مع مراعاة عوامل مثل الجودة والموثوقية والأسعار.
  • التفاوض: التواصل مع الموردين لتأمين شروط وأحكام مواتية، بما في ذلك السعر والتسليم وشروط الدفع.
  • إدارة العقود: تحديد اتفاقية رسمية مع المورد المختار، وضمان الوضوح في المسؤوليات وتوقعات الأداء.
  • إدارة الطلبات: إصدار الطلبات، وتتبع الشحنات، وإدارة مستويات المخزون.
  • إدارة علاقات الموردين: بناء شراكات قوية مع الموردين، وتعزيز التعاون، وضمان القيمة على المدى الطويل.

الاستحواذ، من ناحية أخرى، هو نشاط معاملاتي بشكل أكبر. يتضمن ببساطة إصدار طلب لسلع أو خدمات، غالبًا ما يعتمد على مواصفات محددة مسبقًا وموردين معتمدين.

الخصائص الرئيسية للاستحواذ تشمل:

  • نهج استباقي: مدفوع بالاحتياجات الفورية وإصدار الطلبات عند ظهورها.
  • نطاق محدود: يركز فقط على تأمين العناصر المطلوبة تحديدًا، مع التركيز الأقل على التخطيط الاستراتيجي والتفاوض.
  • تركيز أقل على إدارة علاقات الموردين: غالبًا ما تكون المعاملات لمرة واحدة، مع التركيز الأقل على بناء شراكات طويلة الأجل.

دور الشراء في المشتريات:

الشراء هو عنصر أساسي في إدارة المشتريات والمواد. يضمن حصول الشركة على السلع والخدمات الضرورية بأفضل سعر ممكن، ونوعية، وشروط تسليم. من خلال إدارة عملية الشراء بشكل استراتيجي، يمكن للشركات:

  • خفض التكاليف: تحسين الأسعار من خلال التفاوض والاستفادة من علاقات الموردين.
  • تحسين الكفاءة: تبسيط العمليات وتقليل التأخيرات من خلال العمل مع موردين موثوق بهم.
  • ضمان الجودة: اختيار موردين ذوي سجلات مثبتة وتنفيذ تدابير صارمة لمراقبة الجودة.
  • تعزيز الابتكار: التعاون مع الموردين لاستكشاف حلول جديدة وتحسين عروض المنتجات.
  • تعزيز الاستدامة: الشراكة مع موردين مسؤولين بيئيًا وتضمين ممارسات مستدامة طوال عملية الشراء.

في الختام:

بينما قد تبدو عملية الشراء والاستحواذ متشابهة، فإن التمييز بينهما أمر حيوي. الشراء هو عملية استراتيجية شاملة تتضمن التخطيط الدقيق، والتفاوض، وإدارة علاقات الموردين، بينما الاستحواذ هو نشاط معاملاتي يركز على الاحتياجات الفورية. فهم هذا الاختلاف هو مفتاح تحسين الحصول على الموارد وزيادة نجاح المشروع. من خلال تبني نهج استراتيجي للشراء، يمكن للشركات الحصول على ميزة تنافسية كبيرة في السوق الديناميكي اليوم.


Test Your Knowledge

Quiz: Demystifying Procurement: Purchasing vs. Buying

Instructions: Choose the best answer for each question.

1. Which of the following is NOT a key aspect of Purchasing?

a) Strategic Planning b) Sourcing c) Placing an order d) Contract Management

Answer

c) Placing an order

2. Buying is primarily characterized as:

a) A strategic and long-term process. b) A transactional and reactive activity. c) A highly collaborative and relationship-focused approach. d) A process that involves extensive negotiation and supplier management.

Answer

b) A transactional and reactive activity.

3. What is the primary benefit of strategically managing the purchasing process?

a) Guaranteeing the lowest possible price on every purchase. b) Ensuring that all orders are placed quickly and efficiently. c) Optimizing resource acquisition and maximizing project success. d) Eliminating the need for supplier relationships.

Answer

c) Optimizing resource acquisition and maximizing project success.

4. Which of these actions falls under the scope of Purchasing?

a) Ordering a specific quantity of office supplies from a pre-approved vendor. b) Negotiating a long-term contract with a supplier for specialized equipment. c) Requesting a quote for a single service from a local provider. d) All of the above.

Answer

b) Negotiating a long-term contract with a supplier for specialized equipment.

5. Which of the following is NOT a potential benefit of a strategic purchasing approach?

a) Reduced costs b) Improved efficiency c) Enhanced supplier relationships d) Guaranteed lowest price on every purchase

Answer

d) Guaranteed lowest price on every purchase

Exercise: Procurement Scenario

Scenario:

You are the project manager for a new construction project. Your team needs to purchase a large quantity of concrete for the foundation.

Task:

  • Identify three key steps involved in the purchasing process for this scenario.
  • For each step, explain how a strategic purchasing approach would differ from a simple buying approach.

Exercice Correction

Here are three key steps involved in the purchasing process for concrete, along with how a strategic approach would differ from a simple buying approach:

  1. Sourcing and Evaluating Suppliers:
    • Strategic Approach: Conduct thorough research on local concrete suppliers, considering factors like quality, reliability, delivery capacity, environmental practices, and price. Request samples and visit potential suppliers to assess their capabilities.
    • Simple Buying Approach: Quickly find a few local suppliers based on initial price quotes and place the order with the cheapest option.
  2. Negotiation and Contract Management:
    • Strategic Approach: Negotiate with the selected supplier to secure favorable terms, including pricing, delivery schedules, payment terms, quality standards, and potential penalties for late deliveries or substandard concrete. Draft a detailed contract outlining these agreements.
    • Simple Buying Approach: Accept the initial price quote provided by the supplier and place an order without formalizing a contract or negotiating specific terms.
  3. Order Management and Supplier Relationship Management:
    • Strategic Approach: Establish a clear communication channel with the supplier, monitor deliveries, track quality, and proactively address any issues that arise. Maintain ongoing communication and potentially consider future projects with the same supplier based on their performance.
    • Simple Buying Approach: Place the order, passively await delivery, and deal with any issues as they occur. Limited interaction with the supplier after the initial transaction.


Books

  • Purchasing and Supply Chain Management by Douglas M. Lambert, Marvin D. Eppen, Robert C. Vickery, and James C. Wilson
  • Strategic Procurement Management by Janat Shah
  • The Handbook of Procurement by David H. Holt
  • Supply Chain Management: A Global Perspective by Richard J. Schonberger
  • Procurement: Principles and Practice by Roy J. Lonsdale

Articles

  • "The Strategic Importance of Purchasing" by Michael Porter, Harvard Business Review (1985)
  • "The Future of Procurement: A Look at the Trends Shaping the Industry" by John H. Dewar, Journal of Purchasing & Supply Management (2019)
  • "The Role of Purchasing in Supply Chain Management" by John R. Myers, Journal of Supply Chain Management (2018)
  • "Negotiation Strategies for Purchasing Professionals" by Gary R. Neal, Journal of Purchasing & Supply Management (2017)
  • "Sustainable Procurement: A Growing Trend" by Michael J. Gregory, Journal of Purchasing & Supply Management (2016)

Online Resources


Search Tips

  • Use specific keywords like "purchasing process", "strategic procurement", "supplier negotiation", "supply chain management", "purchasing best practices".
  • Combine keywords with relevant industry terms, e.g., "purchasing in healthcare", "purchasing in manufacturing".
  • Use quotation marks around specific phrases to find exact matches, e.g., "purchasing and supply chain management".
  • Include location terms if you're looking for resources specific to your region, e.g., "purchasing in the US", "purchasing in Europe".
  • Filter your search results by date to find recent articles and publications.

Techniques

مصطلحات مشابهة
الأكثر مشاهدة

Comments

No Comments
POST COMMENT
captcha
إلى