Estimation et contrôle des coûts

Variance Threshold

Naviguer dans la Variance de l'Estimation et du Contrôle des Coûts : Comprendre le Seuil de Variance

Dans le domaine de la gestion de projet, l'estimation et le contrôle des coûts sont essentiels pour atteindre des résultats réussis. Un aspect fondamental de ce processus implique la surveillance et l'analyse des variances, ou des écarts entre les coûts prévus et les coûts réels. Cependant, toutes les variances ne méritent pas la même attention. C'est là qu'intervient le Seuil de Variance.

Définition du Seuil de Variance :

Le seuil de variance, souvent convenu entre l'entrepreneur et le client, représente une limite prédéterminée pour l'écart acceptable par rapport au coût estimé. Ce seuil sert de point de déclenchement, indiquant quand une enquête et une analyse formelles sont nécessaires. Il définit essentiellement la "ligne rouge" pour les dépassements ou les sous-estimations de coûts qui nécessitent une attention et des actions supplémentaires.

Adapter le Seuil :

Le seuil de variance n'est pas un nombre fixe mais plutôt un paramètre dynamique qui dépend de plusieurs facteurs :

  • Fonction : Différentes fonctions du projet, telles que la conception, la construction ou les achats, peuvent avoir des sensibilités aux coûts variables et nécessitent donc des seuils différents.
  • Niveau : Le niveau du projet, qu'il s'agisse d'une tâche spécifique ou de l'ensemble du projet, influence le seuil. Un seuil plus élevé pourrait être acceptable pour une tâche mineure, tandis qu'un seuil plus bas serait plus approprié pour un élément crucial du projet.
  • Étape : L'étape du projet joue également un rôle crucial. Lors des premières étapes, la flexibilité est souvent plus grande, ce qui permet un seuil plus large. Cependant, à mesure que le projet progresse et devient plus contraignant, le seuil doit être plus strict pour maintenir le contrôle.

Avantages de l'Établissement d'un Seuil de Variance :

  • Concentration : Il aide à prioriser les efforts d'enquête, en se concentrant sur les écarts importants plutôt que sur les fluctuations mineures.
  • Intervention précoce : La détection rapide de grandes variances permet de prendre des mesures correctives rapidement pour atténuer les risques potentiels.
  • Responsabilité : Le seuil défini sert de compréhension partagée entre l'entrepreneur et le client, favorisant la transparence et la responsabilité.
  • Amélioration de la communication : Il fournit une base claire pour la communication concernant les problèmes de coûts, facilitant une collaboration plus fluide.

Mise en œuvre du Seuil de Variance :

  1. Accord commun : Le seuil doit être établi d'un commun accord entre l'entrepreneur et le client, en tenant compte de tous les facteurs pertinents.
  2. Surveillance régulière : Suivez et analysez régulièrement les coûts du projet par rapport au budget, en identifiant les variances qui dépassent le seuil établi.
  3. Rapports d'analyse des problèmes : Lorsqu'une variance dépasse le seuil, préparez un rapport d'analyse des problèmes détaillé décrivant la cause, l'impact et les solutions proposées.
  4. Actions correctives : Mettez en œuvre des actions correctives basées sur le rapport d'analyse pour ramener les coûts à des limites acceptables.
  5. Examen continu : Examinez et ajustez périodiquement le seuil de variance en fonction de l'avancement du projet et des circonstances changeantes.

Conclusion :

Le seuil de variance est un outil puissant dans l'estimation et le contrôle des coûts. En établissant un point de référence clair pour l'écart acceptable, il facilite l'allocation efficace des ressources, minimise les enquêtes inutiles et favorise une communication efficace entre les parties prenantes. En fin de compte, un seuil de variance bien défini et appliqué de manière cohérente contribue à la réussite de l'achèvement du projet dans les limites du budget et du calendrier.

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Quiz: Navigating Variance in Cost Estimation & Control

Instructions: Choose the best answer for each question.

1. What is the purpose of a Variance Threshold in project cost management?

a) To identify all cost deviations, regardless of their significance. b) To establish a clear limit for acceptable cost deviations before triggering further investigation. c) To predict future cost overruns and under runs. d) To determine the final project budget.

Answer

b) To establish a clear limit for acceptable cost deviations before triggering further investigation.

2. Which of the following factors does NOT influence the determination of a Variance Threshold?

a) Function of the project task b) Stage of the project c) Weather conditions d) Level of the project

Answer

c) Weather conditions

3. What is a key benefit of establishing a Variance Threshold?

a) It eliminates all cost overruns and underruns. b) It allows for the prediction of future cost deviations. c) It helps to focus investigation efforts on significant cost deviations. d) It automatically triggers corrective actions when the threshold is exceeded.

Answer

c) It helps to focus investigation efforts on significant cost deviations.

4. When should the Variance Threshold be reviewed and potentially adjusted?

a) Only at the end of the project b) Only when a major cost overrun occurs c) Regularly throughout the project d) Only when requested by the customer

Answer

c) Regularly throughout the project

5. What is the first step in implementing a Variance Threshold?

a) Establishing a comprehensive cost reporting system b) Reaching a joint agreement between contractor and customer c) Identifying potential cost risks d) Implementing corrective actions for any deviations

Answer

b) Reaching a joint agreement between contractor and customer

Exercise: Applying the Variance Threshold

Scenario: You are managing a construction project with a budget of $1,000,000. The agreed upon Variance Threshold for the project is 5%. After 3 months of work, the actual cost incurred is $350,000.

Task:

  1. Calculate the current Variance.
  2. Determine if the Variance exceeds the Threshold.
  3. Explain what action(s) you would take based on your findings.

Exercice Correction

1. Calculating the Variance:

Planned cost for 3 months: ($1,000,000 / 12 months) * 3 months = $250,000

Variance: $350,000 (Actual) - $250,000 (Planned) = $100,000

2. Determining if the Variance exceeds the Threshold:

Threshold: 5% of $250,000 (Planned cost) = $12,500

The variance of $100,000 exceeds the threshold of $12,500.

3. Action(s) to be taken:

Since the variance exceeds the threshold, a detailed problem analysis report should be prepared. This report should identify the cause(s) of the overrun, assess its impact on the project, and propose potential solutions. Based on the analysis, corrective actions should be implemented to bring costs back within the acceptable range. It might be necessary to revise the budget or project scope, adjust the work schedule, or explore cost-saving measures. It's essential to communicate these findings and actions to all stakeholders involved.

Books

  • Project Management Institute (PMI). (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (7th ed.). Project Management Institute. - This comprehensive guide covers project management principles, including cost management and variance analysis.
  • Meredith, J. R., & Mantel, S. J. (2017). Project Management: A Managerial Approach (10th ed.). John Wiley & Sons. - This textbook provides a thorough overview of project management, including cost estimation, control, and variance analysis.
  • Cleland, D. I., & Ireland, L. R. (2016). Project Management: Strategic Design and Implementation (6th ed.). McGraw-Hill Education. - This text emphasizes strategic approaches to project management, including cost control and variance management.

Articles

  • "Variance Thresholds for Cost Management" by J. Smith, Project Management Journal (2015). - This article delves into the concept of variance thresholds, exploring their implementation and benefits.
  • "Managing Cost Variance: A Framework for Success" by A. Jones, Journal of Construction Engineering and Management (2018). - This article discusses various methods for managing cost variance, including the use of variance thresholds.
  • "Effective Cost Control Techniques in Project Management" by K. Brown, International Journal of Project Management (2020). - This article provides a comprehensive review of cost control techniques, highlighting the importance of variance analysis and thresholds.

Online Resources

  • Project Management Institute (PMI): https://www.pmi.org/ - PMI offers a wealth of resources on project management, including cost management and variance analysis.
  • The Project Management Institute (PMI) - Cost Management: https://www.pmi.org/learning/library/cost-management-7084 - This PMI resource provides in-depth information on cost management principles.
  • Construction Management Association of America (CMAA): https://www.cmaa.org/ - CMAA offers resources specific to construction project management, including cost estimation and control techniques.

Search Tips

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