Planner Time

Français

Le Pouvoir du Temps de Planification : Optimiser la Planification et la Programmation des Projets

En planification et programmation de projets, le "Temps de Planification" fait référence au temps dédié au processus de planification et de programmation lui-même. Il englobe toutes les activités liées à la définition de la portée du projet, à la décomposition des tâches, à l'estimation des efforts, à la création de calendriers et au développement des plans de ressources. Bien qu'il soit souvent négligé, le Temps de Planification est un élément crucial pour la réussite de la livraison des projets.

Pourquoi le Temps de Planification est Important :

Planification Approfondie : Un Temps de Planification adéquat permet une planification méticuleuse, assurant que tous les aspects du projet sont soigneusement examinés et pris en compte. Cela minimise le risque de sursights coûteux et de reprises plus tard dans le cycle de vie du projet.
Estimations Réalistes : Avec suffisamment de temps consacré à la planification, les chefs de projet peuvent estimer avec précision les durées des tâches et les besoins en ressources. Cela conduit à des calendriers plus fiables et à une meilleure maîtrise des coûts.
Communication et Collaboration Améliorées : Le Temps de Planification facilite une communication et une collaboration efficaces entre les membres de l'équipe, les parties prenantes et la direction. Il permet une compréhension claire des objectifs, des rôles et des attentes du projet, conduisant à une meilleure collaboration et une meilleure cohésion.
Gestion Proactive des Risques : En consacrant du temps à la planification, les risques et les défis potentiels peuvent être identifiés et traités de manière proactive. Cela permet de minimiser les perturbations et d'assurer la réussite du projet.
Efficacité du Projet Augmentée : Les projets bien planifiés se déroulent sans accroc, minimisant les retards et les reprises. Cela conduit à une efficacité accrue, une productivité améliorée et une réduction des coûts du projet.

Heures-Hommes Liées à la Fonction de Planification :

L'estimation des heures-hommes nécessaires à la fonction de planification dépend de la complexité, de la taille et de la criticité du projet. Cependant, voici une ventilation des activités typiques et de leurs heures-hommes associées :

Lancement du Projet et Définition de la Portée : 5 à 10 % de l'effort total du projet
Développement de la Structure de Décomposition du Travail (SDT) : 5 à 10 % de l'effort total du projet
Estimation des Tâches et Évaluation de la Durée : 5 à 15 % de l'effort total du projet
Affectation des Ressources et Planification : 5 à 10 % de l'effort total du projet
Élaboration du Calendrier et Création de la Ligne de Base : 10 à 20 % de l'effort total du projet
Gestion des Risques et Planification d'Urgence : 5 à 10 % de l'effort total du projet
Communication et Gestion des Parties Prenantes : 5 à 10 % de l'effort total du projet

En Bref :

Investir dans le Temps de Planification est un investissement dans la réussite du projet. Il fournit les bases pour une exécution efficace, une gestion efficace des risques et une communication améliorée. L'allocation des heures-hommes appropriées à la fonction de planification garantit que les projets sont bien définis, correctement définis et livrés dans les délais et dans les limites du budget. En accordant la priorité au Temps de Planification, les organisations peuvent maximiser la probabilité d'atteindre leurs objectifs de projet et de réaliser leurs objectifs stratégiques.

Test Your Knowledge

Quiz: The Power of Planner Time

Instructions: Choose the best answer for each question.

1. What does "Planner Time" refer to in project planning and scheduling?

a) The time allocated for completing tasks in the project schedule. b) The time dedicated to planning and scheduling the project itself. c) The time spent on managing risks and contingencies. d) The time spent on communicating with stakeholders.

Answer

b) The time dedicated to planning and scheduling the project itself.

2. Which of the following is NOT a benefit of sufficient Planner Time?

a) More accurate task estimations. b) Improved communication and collaboration. c) Faster project completion. d) Proactive risk management.

Answer

c) Faster project completion.

3. What percentage of total project effort is typically dedicated to developing the Work Breakdown Structure (WBS)?

a) 1-5% b) 5-10% c) 10-20% d) 20-30%

Answer

b) 5-10%

4. How does adequate Planner Time contribute to increased project efficiency?

a) By reducing the number of tasks in the project. b) By eliminating the need for risk management. c) By minimizing delays and rework. d) By decreasing the project budget.

Answer

c) By minimizing delays and rework.

5. Why is investing in Planner Time considered an investment in project success?

a) It ensures that the project is completed within budget. b) It helps to identify and mitigate potential risks. c) It guarantees that the project will be delivered on time. d) All of the above.

Answer

d) All of the above.

Exercise: Estimating Planner Time

Scenario: You are leading a new software development project with a team of 5 developers. The project scope includes designing, coding, testing, and deploying a web application for a client. You are expected to deliver the project within 6 months.

Task: Estimate the total man-hours required for the planning function of this project, taking into account the different planning activities and their typical effort percentages.

Instructions:

Estimate the total project effort (in man-hours) based on the 6-month timeline and the team size.
Calculate the man-hours for each planning activity using the effort percentages provided in the text.
Sum up the man-hours for all activities to get the total Planner Time.

Exercice Correction

Here's an example of how to estimate Planner Time for this project:

1. **Total Project Effort:** - 6 months x 5 developers x 160 hours per month = 4800 man-hours

2. **Planner Time Breakdown:**

Project Initiation & Scope Definition: 4800 x 0.05 = 240 man-hours
WBS Development: 4800 x 0.1 = 480 man-hours
Task Estimation & Duration Assessment: 4800 x 0.15 = 720 man-hours
Resource Allocation & Planning: 4800 x 0.05 = 240 man-hours
Schedule Development & Baseline Creation: 4800 x 0.2 = 960 man-hours
Risk Management & Contingency Planning: 4800 x 0.1 = 480 man-hours
Communication & Stakeholder Management: 4800 x 0.1 = 480 man-hours

3. **Total Planner Time:** 240 + 480 + 720 + 240 + 960 + 480 + 480 = **3120 man-hours**

This estimation suggests that approximately 65% of the total project effort should be dedicated to the planning function. This highlights the importance of allocating sufficient time for thorough planning, even for seemingly smaller projects.

Remember that these are just estimates, and the actual Planner Time required may vary depending on the specific project and its complexity. It's always beneficial to adjust the estimates based on your own experience and project specifics.

Books

"The Effective Executive" by Peter Drucker: Discusses the importance of effective time management and prioritizing key activities, which can be applied to allocating "Planner Time."
"Project Management for Dummies" by Stanley E. Portny: A comprehensive introduction to project management, including sections on planning and scheduling, which implicitly address the concept of "Planner Time."
"The Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)" by the Project Management Institute: This guide offers detailed information on the planning phase of project management, including defining project scope, developing a WBS, and creating estimates.
"Agile Estimating and Planning" by Mike Cohn: Focuses on agile methodologies and estimation techniques, which can be used to allocate and manage "Planner Time" effectively.

Articles

"The Importance of Planning Time" by [Author Name] (Search online for articles discussing the importance of planning time in project management)
"How to Allocate Planner Time for Successful Project Delivery" by [Author Name] (Search online for articles with this title or variations).
"Project Planning: How to Ensure It Doesn't Fall Through the Cracks" by [Author Name] (Search online for articles discussing how to effectively plan for projects).

Online Resources

Project Management Institute (PMI): https://www.pmi.org/ - Access resources, articles, and training materials related to project management, including planning and scheduling.
Agile Alliance: https://www.agilealliance.org/ - Explore resources and articles on Agile methodologies, estimation techniques, and planning in an Agile context.
Harvard Business Review: https://hbr.org/ - Search for articles on project management, time management, and leadership, which can provide insights on the importance of "Planner Time."
Mind Tools: https://www.mindtools.com/ - Offers resources and articles on project management, time management, and other business-related topics.

Search Tips

Use specific keywords: "Planner Time project management," "time allocation project planning," "planning phase project management," "effective project planning," "importance of planning in projects."
Include specific project management methodologies: "Agile Planner Time," "Scrum Planner Time," "Waterfall Planner Time."
Combine keywords with industry or domain: "Software development Planner Time," "Construction Planner Time," "Marketing Planner Time."
Use quotation marks for specific phrases: "Planner Time" to ensure Google searches for that exact phrase.
Explore related terms: "Project initiation," "work breakdown structure," "resource allocation," "risk management."