Estimation et contrôle des coûts

Cost Reimbursable Contract

Comprendre les contrats à prix coût majoré : un guide pour l'estimation et le contrôle des coûts

Les contrats à prix coût majoré (CPM) sont un type d'accord courant dans la construction, l'ingénierie et d'autres industries où les projets impliquent une incertitude ou une complexité significative. Contrairement aux contrats à prix fixe, où l'entrepreneur assume le risque financier de dépasser le prix convenu, les CPM permettent à l'entrepreneur d'être remboursé pour ses coûts réels engagés. Cet article se penche sur les subtilités des CPM, explore leurs avantages et leurs inconvénients, et met en évidence les considérations clés pour l'estimation et le contrôle des coûts.

Qu'est-ce qu'un contrat à prix coût majoré ?

En substance, les CPM sont des accords où le client (ou "Autorité contractante") paie l'entrepreneur pour ses coûts engagés, plus une rémunération convenue, dans le cadre de l'étendue des travaux définie. Le contrat définit les types spécifiques de coûts remboursables, et un plafond est établi pour éviter des dépenses excessives. Ce plafond sert de limite budgétaire, et tout dépassement doit être approuvé au préalable par l'Autorité contractante.

Types de contrats à prix coût majoré :

  • Coût plus forfait (CPFF) : Le type le plus courant, les contrats CPFF remboursent l'entrepreneur pour tous les coûts admissibles, puis ajoutent un forfait fixe. Ce forfait est généralement un pourcentage du coût total estimé.
  • Coût plus prime d'encouragement (CPIF) : Les contrats CPIF offrent des incitations à l'entrepreneur pour atteindre certains objectifs de coût, de calendrier ou de performance. La prime est ajustée en fonction de la performance de l'entrepreneur.
  • Coût plus prime à la performance (CPAF) : Les contrats CPAF prévoient une prime à la performance en fonction de la performance de l'entrepreneur, telle qu'évaluée par l'Autorité contractante. Cette prime peut varier considérablement, selon le niveau de réussite atteint.

Avantages des contrats à prix coût majoré :

  • Flexibilité : Les CPM offrent une plus grande flexibilité dans les modifications de l'étendue et de la conception, car l'entrepreneur n'est pas lié par un prix fixe. Cela peut être bénéfique pour les projets avec une forte incertitude ou des exigences en évolution.
  • Partage des risques : Le client partage le risque des dépassements de coûts avec l'entrepreneur, en particulier dans les cas où le projet est complexe et difficile à estimer avec précision.
  • Attirer l'expertise : Les CPM peuvent être attractifs pour les entrepreneurs spécialisés qui pourraient ne pas être disposés à prendre le risque d'un contrat à prix fixe.

Inconvénients des contrats à prix coût majoré :

  • Contrôle des coûts : L'absence de prix fixe peut conduire à des mesures de contrôle des coûts moins strictes de la part de l'entrepreneur, car il est remboursé pour ses dépenses réelles.
  • Risque de dépassement des coûts : Sans une surveillance efficace, les CPM peuvent être sujets à des dépassements de coûts, en particulier s'il y a un manque d'étendue de projet claire ou une mauvaise gestion de projet.
  • Charge administrative accrue : Les CPM exigent une documentation plus détaillée et un suivi plus rigoureux des coûts, ce qui peut augmenter les frais administratifs.

Considérations clés pour l'estimation et le contrôle des coûts :

  • Étendue des travaux claire : Une étendue des travaux bien définie est essentielle pour éviter les débordements de l'étendue et les dépassements de coûts.
  • Détail de la ventilation des coûts : Élaborer une structure de ventilation des coûts (CBS) complète pour identifier et suivre toutes les dépenses potentielles.
  • Surveillance et reporting des coûts : Mettre en place des mécanismes réguliers de surveillance et de reporting des coûts pour suivre les coûts réels par rapport au budget.
  • Incitations à la performance : Intégrer des incitations à la performance pour encourager l'efficacité des coûts et la réussite du projet.
  • Gestion des contrats : Recruter des gestionnaires de contrats qualifiés et expérimentés en CPM pour assurer une surveillance efficace et un contrôle des coûts.

Conclusion :

Les contrats à prix coût majoré offrent des avantages uniques pour les projets présentant une forte incertitude ou des exigences spécialisées. Cependant, ils présentent également des défis pour le contrôle des coûts et nécessitent une gestion de projet rigoureuse. En comprenant les avantages et les inconvénients des CPM et en mettant en œuvre des mesures d'estimation et de contrôle des coûts appropriées, les clients peuvent atténuer les risques et garantir la réussite de la livraison du projet.


Test Your Knowledge

Quiz on Cost Reimbursable Contracts

Instructions: Choose the best answer for each question.

1. What is a key characteristic of a Cost Reimbursable Contract (CRC)?

a) The contractor bears the full risk of cost overruns. b) The client pays a fixed price for the project, regardless of actual costs. c) The contractor is reimbursed for their actual incurred costs, plus a fee. d) The contract specifies a fixed scope of work that cannot be changed.

Answer

c) The contractor is reimbursed for their actual incurred costs, plus a fee.

2. Which of the following is NOT a benefit of CRCs?

a) Flexibility in scope and design changes. b) Risk sharing between the client and contractor. c) Reduced administrative burden compared to fixed-price contracts. d) Attracting specialized contractors with unique expertise.

Answer

c) Reduced administrative burden compared to fixed-price contracts.

3. What is the primary purpose of a cost ceiling in a CRC?

a) To prevent the contractor from earning excessive profits. b) To ensure the client pays a fixed price for the project. c) To limit the total cost of the project and prevent runaway expenses. d) To ensure the contractor meets specific performance targets.

Answer

c) To limit the total cost of the project and prevent runaway expenses.

4. In a Cost-Plus-Incentive-Fee (CPIF) contract, the contractor's fee is:

a) Fixed regardless of performance. b) Adjusted based on the contractor's performance against specific goals. c) Determined by the client at the end of the project. d) Based on the actual cost of the project, regardless of performance.

Answer

b) Adjusted based on the contractor's performance against specific goals.

5. Which of the following is a crucial consideration for cost estimation and control in CRCs?

a) Utilizing a fixed-price contract for easier cost management. b) Relying solely on the contractor's cost estimates without independent verification. c) Establishing a comprehensive cost breakdown structure to track potential expenses. d) Limiting communication and feedback between the client and contractor.

Answer

c) Establishing a comprehensive cost breakdown structure to track potential expenses.

Exercise: Cost Control in a CRC

Scenario:

You are a project manager overseeing the construction of a new research facility using a Cost-Plus-Fixed-Fee (CPFF) contract. The contract specifies a fixed fee of $5 million, and the estimated total cost of the project is $50 million.

Task:

  1. Identify three potential cost overruns that could occur during the construction phase.
  2. For each potential overrun, suggest two specific cost control measures that can be implemented to mitigate the risk.

Example:

  • Potential Overrun: Unexpected geological conditions requiring additional foundation work.
  • Cost Control Measures:
    • Conduct thorough soil testing and geotechnical investigations before construction begins.
    • Include contingency funds in the budget to cover unexpected foundation costs.

Exercice Correction

Here are some potential cost overruns and cost control measures:

**Potential Overrun 1:** Material price increases

**Cost Control Measures:**

  • Negotiate fixed-price contracts for key materials with suppliers.
  • Implement a material procurement plan that leverages bulk purchasing and competitive bidding.

**Potential Overrun 2:** Delays due to unforeseen circumstances (weather, permits, etc.)

**Cost Control Measures:**

  • Maintain a detailed project schedule with contingency buffers for unexpected delays.
  • Implement a robust risk management plan to identify and address potential delays early on.

**Potential Overrun 3:** Changes in scope or design requirements

**Cost Control Measures:**

  • Establish a strict change management process that requires client approval for any scope changes.
  • Conduct thorough cost-benefit analysis for all proposed changes to ensure their value and feasibility.

This exercise aims to demonstrate the importance of proactive cost control measures in CRCs. By identifying potential overruns and implementing effective strategies to mitigate them, you can help to minimize project costs and ensure a successful outcome.


Books

  • Construction Contracts: A Guide to Bidding and Contract Negotiation by Edward C. Schultze: A comprehensive guide covering various contract types, including cost reimbursable contracts.
  • Cost-Reimbursable Contracting: A Practical Guide for Government Contractors by James R. Reilly: A practical guide specifically for government contractors dealing with cost reimbursable contracts.
  • The Handbook of Construction Management edited by Dr. Charles E. Harris: This handbook contains chapters on contract types, risk management, and cost control, relevant to understanding cost reimbursable contracts.

Articles

  • Cost-Reimbursable Contracts: A Comprehensive Guide by Contract Management Institute: A detailed overview of CRCs, explaining their advantages and disadvantages, and providing tips for managing them effectively.
  • Understanding Cost-Plus Contracts: A Guide for Contractors and Clients by ConstructionDive: This article provides a clear explanation of different types of cost-plus contracts and their applications in construction.
  • Cost-Reimbursable Contracts: A Guide for Construction Professionals by AGC of America: This article discusses the benefits and risks of CRCs in the context of construction projects, highlighting best practices for implementation.

Online Resources

  • Federal Acquisition Regulation (FAR): The FAR provides comprehensive guidance on cost reimbursable contracts for government procurements.
  • Construction Specifications Institute (CSI): CSI offers resources and publications covering various construction contract types, including CRCs.
  • Project Management Institute (PMI): PMI's website includes resources and articles on project management best practices for different contract types, including CRCs.

Search Tips

  • "Cost Reimbursable Contract" + "Construction": Refine your search for construction-specific resources.
  • "Cost Reimbursable Contract" + "Government Contracting": Focus your search on government procurement guidelines.
  • "Cost Reimbursable Contract" + "Advantages and Disadvantages": Find articles analyzing the pros and cons of CRCs.
  • "Cost Reimbursable Contract" + "Case Study": Explore real-world examples of CRCs in different industries.

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